اصل پایه: دسترسی محدود، ثبت‌شده، و لایه‌بندی‌شده
این دو نفر هم یک چیز را نمی‌بینند. سیستم بین «سطح بالینی» و «سطح برنامه» تفکیک قائل می‌شود:
پزشک طب کار — سطح بالینی
نام، کد پرسنلی، و جزئیات کامل (از جمله نتیجه‌ی معاینات) را می‌بیند — چون تصمیم بالینی و ارجاع، نیازمند شناسایی فرد است.
مدیر HSE — سطح برنامه
فقط شمارش تجمیعی و ناشناس می‌بیند — بدون نام، بدون کد پرسنلی، بدون هیچ داده‌ی پزشکی. کافی برای مدیریت برنامه، بدون امکان شناسایی فرد.
چطور یک نفر روی رادار می‌آید
سیستم سه نوع علامت هشدار زودهنگام را از ماژول‌های دیگر می‌خواند — نه برای برچسب‌زدن، بلکه برای این‌که کسی که واقعاً نیاز دارد، از دید پنهان نماند:
جزئیات این سه علامت فقط برای پزشک قابل مشاهده است؛ مدیر HSE فقط عدد کلی هر دسته را می‌بیند.
مسیر یک پرونده
- پیش‌ارزیابی (اختیاری)یک جلسه می‌تواند حتی قبل از باز شدن پرونده‌ی رسمی ثبت شود — برای زمانی که هنوز مشخص نیست وضعیت به یک پرونده‌ی کامل نیاز دارد یا نه.
- باز شدن پروندهبا منبع ارجاع، نگرانی اصلی، و سطح ریسک. می‌تواند به یک حادثه‌ی ثبت‌شده در ماژول بررسی حوادث هم وصل شود.
- ارجاعبه یک ارائه‌دهنده‌ی داخلی یا خارجی، با فوریت و دلیل مشخص؛ نتیجه‌ی ارجاع هم بعداً ثبت و پیگیری می‌شود.
- جلساتمشاوره، پیگیری، یا بحران — هرکدام می‌تواند پرچم ریسک بگیرد و جلسه‌ی بعدی را زمان‌بندی کند.
- برنامه‌ی حمایتیدر صورت نیاز، یک برنامه‌ی ساختاریافته با بازه و تعداد جلسات مشخص.
- بازگشت به کارتاریخ بازگشت، نوع بازگشت (کامل یا با محدودیت)، محدودیت‌های کاری، و دوره‌ی پایش با یک سرپرست مشخص.
فهرست ارائه‌دهندگان
یک دفترچه‌ی ارائه‌دهندگان مشاوره (داخلی یا خارجی) با تخصص، شماره‌ی مجوز و تاریخ انقضای آن، تاریخ انقضای قرارداد، منطقه‌ی تحت پوشش، ساعات در دسترس، دسترسی اضطراری، زبان‌های ارائه‌ی خدمت، و وضعیت اعتبارسنجی — تا معرفی یک نفر همیشه بر پایه‌ی یک ارائه‌دهنده‌ی معتبر و در دسترس باشد.
مشاوره‌ی مدیریتی — بدون ساختن پرونده‌ی پزشکی
گاهی خودِ یک سرپرست یا مدیر نیاز به راهنمایی دارد: «با یک وضعیت نگران‌کننده در تیمم چطور برخورد کنم؟». برای همین موارد، مسیر «مشاوره‌ی مدیریتی» ساخته شده — با یک تصمیم طراحی عمدی: هیچ فیلدی برای فرد موردنظر در این مسیر وجود ندارد. مدیر راهنمایی می‌گیرد، بدون این‌که برای کارمندش رکورد پزشکی غیرضروری ساخته شود.